Depuis décembre 2023, l’archive ouverte HAL propose un service de suggestions de dépôt. Celui-ci repère les publications déjà en libre accès sur d’autres plateformes (éditeurs, archives ouvertes) et vous propose de les importer en quelques clics dans HAL.
Il y a trois conditions pour qu’une publication vous soit suggérée par ce service :
- La publication doit être identifiée par un DOI ;
- Une licence Creative Commons doit être associée à la publication et présente dans les métadonnées de la plateforme d’origine ;
- Le fichier ne doit pas être sous embargo sur la plateforme source.
En pratique, comment cela fonctionne-t-il ?
Une fois connecté(e) à votre espace personnel dans HAL, cliquez sur vos initiales en haut à droite puis sur Suggestions de dépôt. Vous atteignez une page comportant deux onglets :
- L’onglet « Configuration » vous permet de paramétrer les critères de recherche des publications (Nom prénom, ORCID) et de choisir de recevoir des notifications par mail lorsque de nouvelles suggestions sont disponibles (une fois par mois, lors de la mise à jour du service).
- L’onglet « Suggestions » affiche les publications que vous pouvez importer dans HAL.
Trois options s’offrent à vous lorsqu’un fichier vous est suggéré :
- C’est votre publication et le fichier est valide, vous pouvez valider l’import du fichier ;
- C’est votre publication mais le fichier n’est pas valide, vous pouvez importer le manuscrit auteur accepté si vous êtes en possession de ce fichier ;
- Ce n’est pas votre publication, vous pouvez supprimer cette suggestion.
Important ! Pourquoi parle-t-on de « fichier valide » ou « non valide » ? Pourquoi vous propose-t-on d’importer un manuscrit auteur accepté ?
Le service n’est aujourd’hui pas encore complètement fiable : il se peut que des fichiers éditeurs ne comportant pas de licence Creative Commons vous soient suggérés, alors qu’ils ne peuvent pas légalement être déposés sur une archive ouverte. Cette situation est due à des erreurs dans les métadonnées des plateformes d’origine. Il est donc fortement recommandé de cliquer sur « Voir le fichier suggéré » avant de valider l’import.
- Pour savoir si le fichier a le droit d’être déposé dans HAL, nous vous invitons à relire notre article Comment savoir quelle version d’un article déposer dans HAL ?
- Si le fichier suggéré est un fichier éditeur sous copyright ou sous licence de l’éditeur, il est recommandé d’importer à la place le manuscrit auteur accepté. Retrouvez ici comment faire pour l’obtenir auprès de l’éditeur.
En cas de doute sur la validité du fichier, pas d’inquiétude, sachez que tout fichier déposé dans HAL est vérifié avant sa mise en ligne par des équipes de modérateurs.
Que se passe-t-il une fois l’import validé ?
Si la publication était déjà référencée dans HAL (dépôt sans fichier), le fichier sera automatiquement ajouté au dépôt HAL existant. Dans le cas contraire, l’import va créer un nouveau dépôt à partir des métadonnées du fichier. Votre affiliation sera celle que vous avez renseignée dans votre profil HAL.
