Depuis le 25 janvier 2023, le NIH (National Institutes of Health) a renforcé ses exigences en matière de gestion et partage des données scientifiques avec l’entrée en vigueur de sa nouvelle politique. Mais comment faire pour s’y conformer ?
1ère étape : déterminer si votre projet est soumis à la politique de gestion et partage des données.
La réponse est simple : si vous soumettez votre projet au NIH après le 25 janvier 2023 et qu’il génère des données scientifiques, la politique s’applique. Retrouvez plus de détails sur les projets de recherche concernés par la politique ici.
2e étape : Préparer son plan de gestion et partage des données (Data Management & Sharing plan, DMS plan) et le soumettre dans le cadre de la demande de financement.
Ce DMS plan précise comment les données scientifiques générées par le projet seront gérées et partagées. Le NIH recommande que ce DMS plan ne fasse pas plus de deux pages et précise ici les informations qui devront y figurer.
Pour aider les porteurs de projet, le NIH propose un modèle de DMS plan (optionnel) et fournit des exemples de DMS plans complétés.
L’une des principales difficultés à cette étape consiste à identifier quelles données et métadonnées seront partagées et dans quel entrepôt de données.
- Le NIH demande aux chercheurs de maximiser le partage des données scientifiques mais reconnait que certaines contraintes juridiques, éthiques ou techniques peuvent limiter ce partage. Il est donc important de justifier dans le DMS plan les facteurs limitant le partage. Le NIH liste ici les facteurs les plus courants.
- Concernant les données qui peuvent être partagées, le NIH encourage les chercheurs à choisir l’entrepôt de données qui convient le mieux à leur type de données et à leur discipline. Pour cela, il propose une liste d’entrepôts recommandés (sans obligation de les utiliser) et fournit des recommandations pour la sélection d’entrepôts en dehors de cette liste.
3e étape. Réfléchir au budget lié à la gestion et au partage des données et l’inclure dans la demande budgétaire.
Les porteurs de projet peuvent demander des fonds pour la gestion et le partage des données dans les sections « budget » (ligne budgétaire spécifique) et « justification du budget » de leur demande, en restant évidemment cohérent avec le DMS plan. Les coûts admissibles sont précisés ici.
4e étape. Soumettre le DMS plan et la demande budgétaire dans le cadre de la demande de financement.
Le DMS plan ne fait pas partie des critères d’évaluation notés par les pairs. En revanche, le personnel du programme NIH évalue le DMS plan pour s’assurer que les différentes sections ont été traitées de manière adéquate et pour évaluer le caractère “raisonnable” des informations.
Si le DMS plan fourni dans la demande ne peut pas être approuvé sur la base des informations fournies, les demandeurs sont informés que des informations supplémentaires sont nécessaires.
5e étape. Mettre en application le DMS plan et partager les données le plus rapidement possible.
Les bénéficiaires sont tenus de gérer et partager les données comme indiqué dans le DMS plan approuvé. Si des changements interviennent pendant le projet (par exemple, si les types de données générées changent, si un entrepôt de données plus approprié devient disponible…), le DMS plan doit être mis à jour et soumis pour approbation au NIH. Le NIH demandera également une mise à jour du DMS plan lors de chaque rapport d’activité annuel.
Concernant le partage des données, le NIH demande que les données soient partagées le plus tôt possible :
- Les données associées à une publication doivent être rendues accessibles au plus tard à la date à laquelle l’article est publié ;
- Les données qui sous-tendent des résultats non diffusés dans une publication doivent être partagées au plus tard à la fin de la période de subvention, sauf si la subvention fait l’objet d’une extension.
