Votre article vient d’être accepté et l’éditeur vous propose de le publier en Open Access moyennant le paiement de plusieurs milliers d’euros d’APC (Article Processing Charges) ? Avant de sortir la carte bancaire du laboratoire, avez-vous vérifié si votre institution disposait d’un accord avec cet éditeur ?
Depuis plusieurs années, les négociations entre institutions et éditeurs ne portent en effet plus uniquement sur l’accès aux revues. Elles intègrent de plus en plus souvent la question de la publication en Open Access. Les établissements, ou un consortium, négocient une enveloppe globale qui peut inclure, en plus de l’accès aux revues, tout ou partie des APC permettant à ses chercheurs et chercheuses de publier en Open Access.
Selon les accords, les scientifiques affilié·es aux établissements concernés peuvent ainsi bénéficier d’une prise en charge totale des APC, d’une réduction de leur montant, ou d’autres conditions particulières de publication. On parle notamment d’accords Read & Publish ou d’accords transformants.
Encore faut-il savoir que l’accord existe… et vérifier que votre article entre bien dans son périmètre.
La première chose à vérifier est donc l’existence d’un accord entre votre institution et l’éditeur de la revue dans laquelle vous souhaitez publier. En France, une partie de ces accords est négociée au niveau national par le consortium Couperin, qui publie un tableau des accords comportant un volet Open Access.
Mais un accord national ne signifie pas nécessairement que tous les établissements français en bénéficient : votre institution doit généralement participer à l’accord ou souscrire la collection concernée. Vous devez donc :
- vérifier dans ce tableau si vous trouvez l’éditeur de la revue dans laquelle vous souhaitez publier ;
- cliquer sur son nom pour accéder à une page présentant les informations détaillées de l’accord ;
- descendre dans la page pour atteindre la section « Établissements abonnés » pour voir si vous y trouvez le vôtre.
En cas de doute, vous pouvez également solliciter votre bibliothèque ou votre service d’information scientifique pour savoir si votre établissement a négocié des accords en son nom propre, en dehors du consortium national.
Deuxième question, votre revue est-elle concernée ? C’est l’un des principaux pièges.
Un même éditeur peut publier plusieurs centaines, voire plusieurs milliers de revues sans que toutes soient couvertes de la même façon par un accord. Prenons deux exemples parmi les accords négociés par Couperin en 2026 :
- L’accord avec Wiley permet de publier sans frais supplémentaires dans les revues hybrides de l’éditeur, mais prévoit seulement une réduction de 10 % des APC dans les revues entièrement Open Access.
- L’accord Springer 2024-2026 repose sur une autre logique : il couvre environ 2 000 revues (sur les 3 000 titres de l’éditeur) et prévoit un quota limité de droits prépayés de publication en Open Access (APC prépayés).
Un accord avec un éditeur ne suffit donc pas :
- il faut vérifier le statut de la revue elle-même et son inclusion dans l’accord : en consultant la colonne « Périmètre » du tableau des accords et, si nécessaire, en allant voir la liste des revues concernées dans la page présentant les informations détaillées de l’accord ;
- si l’accord prévoit un quota d’APC préfinancés, il faut vérifier si ce quota n’est pas épuisé : en consultant la colonne « Quota » du tableau.
Troisième élément essentiel : c’est l’auteur ou l’autrice de correspondance (corresponding author) qui détermine l’éligibilité et doit être affilié·e à un établissement participant à l’accord.
Au moment de la soumission ou de l’acceptation, l’éditeur peut identifier cette affiliation de différentes manières : établissement déclaré dans le formulaire, adresse électronique institutionnelle, affiliation présente dans le manuscrit, identifiant ORCID ou identifiants institutionnels.
Quelques précautions simples peuvent donc éviter bien des problèmes :
- indiquez clairement votre affiliation institutionnelle ;
- utilisez votre adresse électronique professionnelle plutôt qu’une adresse personnelle ;
- renseignez correctement votre établissement dans la plateforme de soumission ;
- vérifiez que votre affiliation apparaît également dans le manuscrit.
Ces informations permettent aux plateformes des éditeurs de vous reconnaître comme auteur ou autrice éligible à l’accord.
Concrètement, que se passe-t-il lorsque mon article est accepté ?
Lorsque l’éditeur vous identifie comme éligible, sa plateforme doit normalement vous proposer les conditions prévues par l’accord : publication sans frais, remise sur l’APC ou autre dispositif. L’institution peut ensuite être sollicitée par l’éditeur pour valider votre affiliation et l’éligibilité de l’article.
Les procédures diffèrent cependant selon les éditeurs et les accords. Certaines validations sont presque entièrement automatisées ; d’autres nécessitent une intervention du service chargé de la documentation ou de l’Open Access dans votre établissement. Il faut donc prêter attention aux informations affichées au moment où vous choisissez les modalités de publication.
Et si l’éditeur me demande quand même de payer ?
Si vous pensez être éligible à un accord mais que celui-ci n’apparaît pas dans la plateforme de l’éditeur, contactez votre bibliothèque ou votre service d’information scientifique avant de procéder au paiement. Une mauvaise reconnaissance de l’affiliation, une adresse personnelle utilisée lors de la soumission ou une erreur dans le workflow de l’éditeur peuvent empêcher l’application automatique de l’accord.
