Le plan de gestion des données (PGD) est encore souvent perçu comme un document administratif obligatoire qui apporte peu de valeur ajoutée au projet. Nous vous proposons donc une série de conseils pour rendre le PGD plus utile et ainsi améliorer votre projet.
– N’attendez pas le début de votre projet pour commencer votre PGD. Il peut être intéressant de balayer les questions du PGD dès le montage du projet afin d’identifier les aspects de la gestion des données qui peuvent avoir un impact sur votre projet. Par exemple :
- Identifiez les coûts liés à la gestion des données que vous pourriez ajouter au budget de votre projet : frais de personnel (embauche d’un data manager par exemple), ressources matérielles ou informatiques, etc.
- Identifiez les aspects juridiques liés aux données qui peuvent avoir une incidence sur l’organisation du projet (présence de données à caractère personnel ou d’autres données sensibles notamment).
- Identifiez qui sera propriétaire des données, c’est-à-dire qui aura le droit d’en contrôler l’accès, afin de l’indiquer clairement dans l’accord de consortium.
– Construisez votre PGD de façon collaborative, en incluant tous les partenaires du projet. Cela vous permettra de clarifier le rôle de chacun, de définir des règles communes et de mieux collaborer par la suite.
- N’hésitez pas à faire un schéma des flux de données entre partenaires.
- Veillez à ce que le PGD soit clair pour tout le monde, en évitant les phrases trop longues et les formules creuses « qui font bien ».
– Prenez contact avec le service d’accompagnement PGD de votre institution ou votre atelier de la donnée pour demander une relecture de votre PGD.
- Les équipes peuvent vous donner de précieux conseils pour mettre en place des bonnes pratiques, choisir l’outil le plus adapté pour le stockage de vos données, etc.
- Faites évoluer votre PGD en fonction des commentaires reçus, mais surtout, mettez en place les bonnes pratiques recommandées !
– Mettez en place des alertes régulières pour vous rappeler de revoir et de mettre à jour votre PGD au cours du projet. Cela vous permettra de :
- Vérifier que vous suivez bien les bonnes pratiques que vous aviez définies en début de projet.
- Tracer les actions que vous avez réalisées, les jeux de données que vous avez réutilisés, etc.
- Anticiper le partage et l’archivage des données en fin de projet. En identifiant suffisamment tôt les entrepôts et/ou systèmes d’archivage que vous utiliserez pour partager ou archiver vos données, vous pourrez vérifier s’ils ont des exigences particulières (en termes de format de fichier, de description des données, etc.) et ainsi gagner du temps en fin de projet.
– Apportez un soin particulier à la version finale du PGD et conservez-la à proximité des données.
- Le PGD constitue une documentation très utile pour comprendre les données générées ou collectées dans le projet. Vous ou vos collègues pourriez avoir besoin de vous y référer dans plusieurs années. Le PGD doit donc être archivé en même temps que les données.
- Si vous avez partagé certaines données dans des entrepôts de données, ajoutez les liens vers ces jeux de données dans le PGD. Dans ce cas, il peut être intéressant de publier la version finale du PGD, sur HAL par exemple, afin de faciliter la compréhension et la réutilisation des jeux de données publiés.
