[Mise à jour d’un article initialement publié en février 2021]
Le Plan de Gestion des Données (PGD) ou Data Management Plan (DMP) est un document qui formalise la stratégie de gestion des données d’un projet ou d’une entité (unité, équipe, plateforme…) : collecte, organisation, documentation, traitement, stockage, partage, archivage… Ce document est collaboratif et évolutif.
Pour un projet de recherche
Le PGD de projet décrit toutes les données réutilisées, collectées ou générées pendant le projet, quels que soient leur volume ou leur complexité. Sa rédaction doit impliquer tous les partenaires du projet, afin de couvrir l’ensemble des données du projet, et se fait en plusieurs étapes :
1. La première version du PGD, en début de projet.
Elle permet de :
- Planifier et anticiper la gestion des données : données à générer ou collecter, problématiques juridiques et de sécurité, démarches à effectuer à chaque étape…
- Harmoniser les pratiques : se mettre d’accord entre partenaires sur la façon d’organiser, décrire, stocker et partager les données, sur qui fait quoi et avec quels outils.
Cette première version est celle qui prend le plus de temps à rédiger, puisqu’elle implique de se poser de nombreuses questions, d’échanger régulièrement avec les partenaires, de prendre des décisions sur les méthodes et outils à adopter…
Il est normal de ne pas pouvoir répondre précisément à toutes les questions du PGD, notamment celles qui concernent la fin du projet. Dans ce cas, il est possible d’indiquer que des précisions seront apportées dans une version ultérieure, ou de lister différentes options à trancher en cours de projet.
2. Les versions intermédiaires, au cours du projet.
Rédigées à la demande du financeur ou spontanément, elles permettent de :
- Décrire les données non anticipées en début de projet,
- Vérifier que les bonnes pratiques définies au départ sont bien suivies et adapter éventuellement le PGD,
- Préparer le partage et l’archivage : choisir un entrepôt et/ou un système d’archivage, identifier ses exigences (formats de fichier, description des données…) et préparer les données en adéquation.
3. La version finale du PGD, en fin de projet.
La plus détaillée possible, cette version doit permettre de comprendre les données du projet et de faciliter leur réutilisation (par vous-même dans 5 ans ou par d’autres collègues). Elle permet également de garder une trace de la recherche faite à un moment donné, dans une optique d’archivage historique. Il est donc important de :
- décrire ce qui a été réellement fait,
- compléter les descriptions des données,
- indiquer précisément où les données sont stockées ou archivées,
- ajouter les liens vers les jeux de données déposés dans des entrepôts, si applicable.
Voir aussi : Comment rédiger un plan de gestion des données pour un projet de recherche ?
Pour une entité de recherche (unité, plateforme…)
Le PGD d’entité décrit les règles et bonnes pratiques de gestion des données dans une entité de recherche.
La rédaction d’un PGD devrait être incluse dans le processus de création de toute nouvelle entité. La ou le responsable d’entité peut ainsi fixer des règles sur la façon dont les différents types de données produits ou collectés dans l’entité doivent être gérés : règles de stockage, règles de sécurité pour les données sensibles, règles de suppression des données au bout d’un certain temps, recommandations sur les formats privilégiés pour conserver ses données, entrepôts à privilégier pour le partage des données, etc. Le PGD peut également servir à décrire les consignes en cas de départ d’un membre de l’entité.
Dans le cas d’une entité de recherche existante, le PGD devrait être rédigé de façon collaborative, en incluant tous les membres de l’équipe. Sa préparation permet ainsi de :
- Réfléchir à la façon dont les différents types de données sont actuellement gérés dans l’entité ;
- Échanger en équipe pour savoir comment chaque personne s’organise dans l’entité ;
- Bénéficier de l’expérience des autres sur certains sujets ;
- Se mettre d’accord sur des règles ou des bonnes pratiques à adopter.
L’objectif : construire un document de référence accessible à tous les membres de l’entité, permettant d’harmoniser les pratiques et de guider les personnes qui rejoignent l’entité sur la façon de gérer et partager leurs données. Ce document devra être mis à jour régulièrement, en cas de nouvelles données, de changements de pratiques, etc.
Voir aussi : Comment rédiger un plan de gestion des données pour son entité de recherche ?
