Le plan de gestion des données (PGD) est désormais bien connu des chercheurs car il est souvent demandé par les financeurs des projets de recherche. Mais il est également possible de mettre en place un PGD pour son entité de recherche. Mais alors, pourquoi et comment faire ?
L’intérêt principal du PGD d’entité réside dans la réflexion préalable à sa mise en place. En effet, préparer son PGD d’entité c’est :
- Réfléchir à la façon dont les différents types de données sont actuellement gérés dans l’entité ;
- Échanger en équipe pour savoir comment chacun s’organise dans l’entité ;
- Bénéficier de l’expérience des autres sur certains sujets ;
- Se mettre d’accord sur la façon d’organiser les données, essayer d’harmoniser les pratiques ;
- Définir des règles ou des bonnes pratiques, comme par exemple : règles quand quelqu’un part de l’entité, règles de sécurité pour gérer certains types de données sensibles, règles de suppression des données au bout d’un certain temps, recommandations sur les formats privilégiés pour conserver ses données…
Mais alors, comment faire concrètement ?
L’Institut Pasteur propose à ses chercheurs un template de PGD d’entité (plus simple que pour un PGD de projet) listant les différents aspects qu’il recommande de prendre en compte pour chaque type de données produit, collecté ou utilisé dans l’entité :
- Aspects juridiques, éthiques et sécurité ;
- Stockage, classement et description des données ;
- Partage des données ;
- Conservation à long terme.
L’objectif du PGD d’entité étant de vous être utile, vous pouvez tout à fait adapter le template pour qu’il réponde au mieux à vos besoins (ajouter/supprimer des questions, changer de format…). Vous pouvez également vous créer votre propre template.
Une fois complété, le PGD d’entité peut être utilisé comme un guide de bonnes pratiques pour les membres de l’entité. Pensez à le présenter aux nouveaux arrivants et à le garder dans un endroit accessible à tous. Pensez également à le mettre à jour régulièrement pour l’adapter à l’évolution des pratiques.
