Avez-vous déjà essayé de retrouver et comprendre des données produites par un de vos collègues ou ancien doctorant sans jamais y parvenir ? Avez-vous déjà été confronté à cette même problématique concernant vos propres données ?
En adoptant des bonnes pratiques d’organisation et de nommage de vos données, vous ne devriez plus rencontrer ces problèmes.
Ces bonnes pratiques vous feront gagner du temps en permettant à n’importe qui (un collaborateur ou vous-même dans 10 ans) de repérer, retrouver et comprendre facilement et rapidement les données qu’il souhaite réutiliser :
Mettre en place un plan de classement
Un plan de classement est un outil conçu pour faciliter le classement et le repérage des données et documents. Il permet d’organiser les dossiers et fichiers en affectant chaque donnée, dès sa création, à un dossier précisément identifié.
Dans vos espaces de stockage collaboratifs, il est donc conseillé de créer une arborescence hiérarchisée qui reflète votre activité, en allant du général au particulier.
Adopter des règles de nommage précises et communes à l’entité ou au projet
Les règles de nommage ont deux objectifs principaux :
- Pour garantir la pérennité des données, il est conseillé d’utiliser des noms succincts et ne contenant pas d’espace ou de caractères spéciaux. En effet, un nom trop long ou contenant des caractères interdits peut compromettre l’accès ultérieur au fichier en cas de copie/transfert.
- Pour permettre la compréhension des informations contenues dans les fichiers, il est conseillé d’utiliser des noms de fichiers précis et explicites. Des règles communes peuvent ainsi être définies avec les collaborateurs. Par exemple, utiliser systématiquement des noms de fichier comprenant la date, le sujet, le type de données, la version…
Associer de la documentation ou des métadonnées pour décrire les données
Il est recommandé d’associer aux données un fichier README décrivant les données, de façon à ce qu’elles soient compréhensibles et réutilisables dans l’avenir. Il est préférable de décrire les données au moment où elles sont créées, car c’est le moment où l’on connaît le mieux les données.
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Besoin d’un exemple concret ?
Dans un tweet publié en mars dernier, Kira Höffler propose une infographie très utile avec des exemples pour l’organisation des dossiers et le nommage des fichiers :
